タスク管理手順(2016年12月版)
タスク管理は手帳から含めると、付箋管理、とど管理、Remember The Milk、Toodledo、Google Tasks、Wunderlistなどいろいろ使ってきましたが、ここで説明する方法でここ3年ほど安定しています。細かくはいろいろ手順を変えていますが。
ここで、現時点のタスク管理手順を説明します。
GTD
いわゆる「タスク」を、システマティックに蓄積、処理するためのタスク管理手法です。
- はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 : デビッド・アレン, 田口 元 : 本 : Amazon
- Getting Things Done - Wikipedia
- GTDでお仕事カイゼン！：連載｜gihyo.jp … 技術評論社
- 15分で分かるGTD – 仕事を成し遂げる技術の実用的ガイド｜開発手法・プロジェクト管理｜POSTD
- 誠 Biz.ID：Getting Things Done（GTD）まとめ
タスクはRedmineで管理している
GTDはツールを選びませんが、自分はRedmineチケットでタスクを管理しています。基本的には1個のRedmineプロジェクトでチケット(タスク)を管理して、カテゴリーをコンテキストとして、柔軟な検索機能で「今やるべきこと」や「過去に処理したタスク」、「次の1週間でやるべきこと」などを探せるようにしています。
思い付いたタスク、トリガーリストから抽出したタスク、依頼されたタスクなど、全てのタスクはチケットに書いています。私事、仕事、家事などはカテゴリーで分けていますが、これらも全てチケットに書いています。
少し大きめのチケットでも、子チケットには分割しない
GTDでいうプロジェクトは、よほど大きくない限りは1チケットの中で作業リストを書いて表現します。複数のチケットや子チケットで管理しようとしたこともありましたが、細かくしすぎると管理が煩雑になりますし、コメントが分散してしまって見づらくなってしまいます。ただ、ある程度複雑になってきたら、躊躇せずにRedmineプロジェクトを作成して、そちらでチケットを管理するようにします。Redmineの検索は、プロジェクトを横断的に検索できるので、別プロジェクトのチケットでも簡単に探すことができます。
繰り返しチケットは、開始日を手動で更新
Redmine標準機能では繰り返しタスクを設定できませんが、繰り返しタスクを処理したときに開始日などを手動で変更しています。また、特に日時が確定しているタスクは、Googleカレンダーにも登録しており、通知されるようにしています。この手順は少し面倒と考えていますし、Redmineプラグインにも繰り返しチケットを処理するプラグインがあることが知っていますが、当面はこの手順です。
GTDは蓄積と処理に向いているが、スケジューリングには向かない
全てのタスクはここに蓄積されますが、一日の細かいタスク・ナビゲーションには向かないので、そこはタスクシュートを使用しています。
タスクシュート
一日の作業を実行順序で並べて、作業の見通しを立てやすくする手法です。
- タスク管理ツール・TaskChute2
- TaskChute初心者のための参考記事まとめ - NAVER まとめ
- 最高峰のタスク管理ツールTaskChuteの使用感｜jMatsuzaki
- タスクシュート式なら仕事が前に進む５つの理由～書評：なぜ，仕事が予定どおりに終わらないのか？by佐々木正悟(著)＆大橋悦夫(監修)～｜jMatsuzaki
終了時刻がわかるToDoリストとして使用している
タスクシュートは、ほとんどの作業はルーチンワークとみなせると考え、まずは処理したタスクの開始時刻・終了時刻をログに残して、次に同じタスクを処理するときに過去ログから必要時間を算出する、という特徴があります。このため、使い込めば使い込むほどタスクの見積もり精度が上がります。
自分は、残念ながらこの「ルーチンワークとみなせる」という部分は肌に合わず、 その日の作業の見通しを立てるためのナビゲーション・ツール として利用しています。朝一にRedmineやカレンダーから「今日やるべきタスク」をピックアップして、タスクシュートに並べて見積もり時間を入力することで、 順調にいけば いつ頃にタスクが完了するのかが分かるようにしています。
もっと大きい視点から見るために
GTDとタスクシュートでタスク管理はほとんどうまくいきますがレビュー観点や行動規範として7つの習慣を(少しだけ)取り入れている。
7つの習慣
人生を幸福にするための哲学。タスク管理手法とは異なりますが、これも含めたセットで運用しています。
GTDでタスクを管理して定期レビューしていても、「本当にこの方向性で良いのだろうか？」と自分の行動を疑問に思うことがあります。7つの習慣は素晴らしい原則を定義していますが、その中でも「第二の習慣：目的を持って始める」でミッションステートメントを作成したり、「第三の習慣：重要事項を優先する」で時間という貴重な資源の使い方を考えると、もやもやがすっきりする、かもしれません。
7つの習慣を全て身に着けた人を想像すると「聖人か？」という人物像が浮かびますが、そのような人物はファンタジーなので、身の丈に合った習慣を身につければ良いと思います。
ほしいタスク管理手法
しばしば欲張ってタスクを詰め込んでしまいますが、人間なので体調や気力に大きく左右されてしまいます。コンピューター・ゲームのように「あとどの程度のタスクを処理できるのか」を示す「残MP」を考慮してタスクを積み上げたいと考えています。もっと言うと、移動距離・天気・タスクの重さ・会う人などによって最大MPや消費MPが変わってきますので、リアルタイムでナビゲーションしてほしいです。
IoT機器としてこれはかなり期待しています。